Qué incluye la organización documental
El servicio se adapta a cómo recibe y utiliza la documentación tu negocio. Podemos ordenar un archivo acumulado o establecer una rutina para que no vuelva a desorganizarse.
- Recopilar facturas emitidas y recibidas, justificantes y documentación facilitada por el negocio.
- Clasificar los archivos por periodo y tipo de documento, con nombres que permitan localizarlos.
- Detectar archivos duplicados, documentos ilegibles y datos administrativos pendientes de completar.
- Mantener un listado de documentos recibidos, faltantes, solicitados y entregados.
- Preparar la documentación para la gestoría y dar seguimiento a sus peticiones.
Cómo pasamos del archivo disperso a una entrega ordenada
Revisamos dónde llegan los documentos: correo, aplicaciones o carpetas compartidas. Acordamos un destino común, quién facilita cada archivo y cómo se identifica la información pendiente.
Después organizo los documentos según la estructura acordada y preparo un resumen de incidencias. Si falta una factura o un justificante, queda identificado para solicitarlo por el canal autorizado. Antes de entregar el periodo, revisamos lo pendiente.
La entrega incluye la documentación clasificada y un listado de lo que queda por resolver. Tu gestoría dispone así de una referencia clara para revisar la información; cualquier criterio fiscal o contable se consulta con ella.
Consultar la lista para preparar la documentación de la gestoría
Un ejemplo de seguimiento mensual
Imagina que una factura de proveedor llega por correo y su justificante de pago está en otra carpeta. El trabajo administrativo consiste en guardar ambos en su ubicación, relacionarlos en el listado y marcar cualquier dato pendiente. El ejemplo es orientativo: la estructura se adapta al negocio y a las indicaciones de su gestoría.
En cada revisión puedes consultar qué documentos se han recibido, cuáles se han solicitado y qué se ha entregado. Un justificante de pago y una factura se conservan identificados como documentos diferentes.
Prueba un registro de documentos y pendientes
La guía de organización de facturas incluye una plantilla Excel gratuita para registrar periodo, referencia, estado, ubicación, próxima acción y fechas. Tiene una hoja limpia y un ejemplo ficticio para que puedas probar el método con un bloque pequeño de documentación.
Si después prefieres delegar el mantenimiento, podemos utilizar el registro como punto de partida y adaptarlo a tus herramientas y al criterio de tu gestoría. El archivo se descarga directamente y la web no recibe los datos que introduzcas en él.
Servicio puntual o mantenimiento por horas
Podemos comenzar por un periodo atrasado o por la documentación del mes en curso. Antes de concretar el trabajo necesito conocer el volumen aproximado, los formatos, el estado del archivo y la fecha en la que necesitas la información.
La organización documental se realiza dentro de los planes de apoyo administrativo o mediante un encargo puntual. El tiempo necesario depende del estado inicial y de las tareas acordadas; no se promete un número fijo de facturas por hora.
Tres situaciones que podemos delimitar antes de empezar
Elige la situación que más se parezca a la tuya y cuéntame el volumen aproximado. Estos son ejemplos de alcance, no compromisos de cantidad ni de plazo:
- Un periodo atrasado: acordamos qué meses y qué documentos se revisan. La entrega puede incluir las carpetas ordenadas y un listado de archivos faltantes o incidencias.
- Documentación que llega cada semana: definimos la frecuencia de revisión, quién facilita los documentos y cómo se registran los pendientes. El mantenimiento se organiza dentro de la dedicación contratada.
- Una entrega próxima a la gestoría: concretamos la documentación disponible, el destinatario autorizado y la fecha objetivo. Lo que todavía falte se identifica por separado para que puedas darle seguimiento.
Documentación privada y coordinación con tu gestoría
Trabajo con accesos individuales y espacios separados para cada cliente. Acordamos quién puede consultar los archivos y qué documentación se puede enviar a la gestoría.
KM organiza y prepara la información. No realiza contabilidades, determina deducciones ni presenta impuestos o cuentas. Los criterios de conservación y las obligaciones fiscales o contables deben confirmarse con el profesional responsable.
Antes de contratar
¿Puedo contratar el servicio si tengo documentos atrasados?
Sí. Primero revisamos el volumen y el estado del archivo para delimitar qué periodo se va a ordenar y estimar la dedicación necesaria.
¿Tengo que cambiar de gestoría?
No. KM prepara la documentación y puede coordinar su entrega con la gestoría que ya trabaja contigo, siguiendo los criterios y permisos acordados.
¿Puedo combinarlo con otras tareas administrativas?
Sí. Podemos acordar también seguimiento de presupuestos, correo, agenda o actualización de bases de datos dentro del tiempo contratado.
Cuéntame qué tareas necesitas resolver, qué volumen de trabajo tienes y cuándo quieres empezar. Te responderé personalmente con una propuesta adaptada a tu situación.