Llega la fecha de enviar la documentación y una factura sigue en el correo, un justificante está en el móvil y no recuerdas qué entregaste la última vez. Preparar la documentación para tu gestoría consiste en reunir los archivos que te haya solicitado, identificar lo que falta y dejar constancia de la entrega. Esta lista es un punto de partida administrativo: acuerda con tu gestoría qué necesita para tu negocio y con qué frecuencia.
1. Acuerda qué documentos y qué periodo vas a entregar
Antes de empezar, confirma la lista con tu gestoría. Un control mensual puede ayudarte a mantener el archivo al día, pero la fecha de entrega y el periodo que debe abarcar dependen de lo que hayáis acordado.
Anota también el formato y el canal: carpeta compartida, aplicación o envío de archivos. Si ya existe un sistema que funciona, utiliza sus criterios para evitar dos archivos paralelos.
- Periodo al que corresponde la documentación.
- Fecha objetivo y persona que recibirá los archivos.
- Documentos solicitados y formato de entrega.
- Canal para comunicar dudas o cambios urgentes.
2. Reúne las facturas emitidas y recibidas
Localiza las facturas de venta y de proveedores correspondientes al periodo solicitado. Comprueba que los archivos se abren, son legibles y permiten reconocer la referencia, la fecha y la empresa. Señala las dudas para revisarlas; la comprobación administrativa no sustituye la revisión fiscal o contable.
Conserva identificadas las facturas rectificativas y cualquier documentación relacionada que te hayan solicitado. Un justificante de pago y una factura son documentos distintos: relaciona ambos cuando corresponda, sin sustituir uno por otro.
- Facturas emitidas y rectificativas del periodo.
- Facturas de compras, suministros, alquileres y servicios.
- Documentos recibidos por correo o descargados de portales de proveedores.
- Facturas o archivos que todavía hay que solicitar.
3. Añade los justificantes y la información que te hayan pedido
Si tu gestoría necesita extractos, movimientos de tarjetas o información sobre cobros por plataformas, reúne los del periodo indicado. Añade una referencia cuando un movimiento necesite explicación y deja las dudas anotadas para que pueda revisarlas.
Incluye los contratos, comunicaciones u otros documentos solicitados. Si hay una operación nueva o un cambio que deba conocer la gestoría, consúltalo por el canal acordado: no es necesario esperar a la siguiente entrega de la carpeta.
4. Registra lo que falta antes de enviar la carpeta
Un documento pendiente debe poder localizarse aunque todavía no tengas el archivo. Anota qué es, quién debe facilitarlo, cuándo lo has solicitado y cuál es la próxima acción. Así puedes dar seguimiento sin reconstruir cada conversación.
Por ejemplo, si tienes el justificante de un pago pero falta la factura del proveedor, guarda el justificante como tal y registra la factura como pendiente. Cuando llegue, añade su ubicación y actualiza el estado. Es un ejemplo orientativo, no documentación de un cliente.
- Documento y referencia que permitan reconocerlo.
- Estado: pendiente de recibir, recibido, pendiente de completar, preparado o entregado.
- Ubicación del archivo disponible.
- Próxima acción y fecha objetivo; fecha de entrega cuando se haya enviado.
5. Revisa la entrega y conserva un registro de lo enviado
Antes de compartir los archivos, revisa que no haya duplicados, documentos ilegibles ni periodos mezclados. Utiliza la estructura acordada y acompaña la carpeta con una lista breve de los pendientes y de las dudas que requieren respuesta.
Registra la fecha y el contenido de cada entrega. Si llega una factura después, identifica el envío adicional para que se sepa qué incorpora. Marcar un documento como entregado solo indica que se ha enviado; no confirma que la gestoría lo haya revisado o contabilizado.
- Los archivos corresponden al periodo acordado y se abren correctamente.
- La documentación preparada y los pendientes están identificados.
- La persona destinataria tiene el acceso necesario a la carpeta.
- Queda anotado qué se envió, cuándo y qué falta por resolver.
¿Qué parte de este trabajo puedes delegar en KM?
Karen puede recopilar y clasificar los documentos, mantener el registro de pendientes y preparar la entrega siguiendo los criterios de tu gestoría. Acordáis el periodo, los accesos, la fecha objetivo y las consultas que necesitan tu autorización.
Para valorar el encargo, basta con describir dónde están los archivos, cuántos documentos hay aproximadamente y qué se está acumulando. KM presta apoyo administrativo; la contabilidad, los impuestos y los criterios fiscales corresponden a tu gestoría o al profesional responsable.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que entregar la documentación todos los meses?
La frecuencia y las fechas se acuerdan con tu gestoría según las necesidades del negocio. Mantener una revisión mensual puede servir como rutina interna de organización; no determina por sí misma tus plazos ni tus obligaciones.
¿Qué hago si falta un documento en la fecha de entrega?
Anota cuál falta, quién debe facilitarlo y qué gestión se ha hecho para conseguirlo. Comunica el pendiente a tu gestoría y confirma cómo quiere recibir la documentación disponible y las incorporaciones posteriores.
¿La plantilla sustituye a un programa de contabilidad?
No. Es un registro administrativo para localizar documentos y seguir pendientes y entregas. No calcula impuestos, registra asientos ni determina si un gasto es deducible.
Puedo ayudarte a convertir estas pautas en un sistema adaptado a tu negocio.