Qué puedes delegar en KM
Empezamos por las tareas que se repiten y se pueden realizar siguiendo un procedimiento. Puedes contratar apoyo para un bloque concreto o para mantener varios procesos de forma continuada.
- Presupuestos y pedidos: preparar documentos con tus plantillas, registrar envíos y mantener las respuestas pendientes localizadas.
- Documentación y facturas: recopilar archivos, clasificarlos y preparar su entrega a la gestoría.
- Clientes, proveedores y CRM: completar registros, actualizar información y detectar duplicados.
- Correo y agenda: clasificar mensajes, preparar borradores, organizar citas y recordar asuntos pendientes.
- Seguimiento administrativo: mantener listados con estados, fechas y decisiones que requieren tu respuesta.
Mi trabajo administrativo en RPA Labs y Aeroworkx
Detrás de la actividad comercial también hay trabajo administrativo: presupuestos que preparar, facturas que emitir, información de clientes y pedidos que gestionar.
En RPA Labs y Aeroworkx me encargo de las tareas administrativas, incluyendo la facturación, la preparación de presupuestos y la gestión de clientes y pedidos. Esa es la experiencia práctica que aporto a mi trabajo de apoyo administrativo.
¿Termina tu jornada y todavía te queda todo ese papeleo? Podemos empezar por la tarea que más se repite, acordar cómo quieres recibir el trabajo y valorar qué dedicación necesitas. Tú decides qué delegar y qué cuestiones deben pasar por tu aprobación.
Cuéntame qué tareas se te acumulanCómo empezamos a trabajar
Primero me cuentas qué tareas se están acumulando, con qué herramientas trabajas y qué necesitas tener resuelto. Con esa información concretamos el alcance, las prioridades y el tiempo de dedicación.
Después acordamos los accesos individuales necesarios, dónde se comparte la documentación y qué cuestiones debo consultarte antes de avanzar. Durante el trabajo registro las tareas realizadas y los pendientes para que puedas revisar el seguimiento.
Apoyo administrativo por horas
Los planes mensuales permiten reservar tiempo para tareas recurrentes. Si necesitas ordenar un bloque de trabajo puntual, también puedes utilizar un bono o contratar horas sueltas. El volumen de documentos y la complejidad de cada tarea determinan lo que cabe en el tiempo contratado; lo valoramos antes de empezar.
Las horas se registran y recibes un seguimiento del trabajo realizado. Puedes ajustar el servicio cuando cambie tu carga de trabajo, según las condiciones acordadas.
Qué modalidad encaja con lo que necesitas resolver
Estos ejemplos orientativos te ayudan a describir tu necesidad. Antes de elegir las horas, revisamos el volumen, el estado inicial y la frecuencia del trabajo.
- Trabajo puntual: para un objetivo delimitado, como ordenar un periodo atrasado o actualizar un listado. Acordamos el alcance y la entrega; la contratación mínima actual es de 2 horas, a 45 € + IVA por hora.
- Bono flexible: para tareas que aparecen en distintos momentos, sin la misma carga cada mes. Incluye 10 horas por 420 € + IVA, para utilizar durante 3 meses. Cada intervención se organiza según las prioridades acordadas.
- Plan mensual: para procesos recurrentes, como documentos que llegan cada semana o presupuestos que necesitan seguimiento. Los planes actuales incluyen 5 horas por 195 €, 10 horas por 370 € o 20 horas por 700 € al mes, más IVA.
Un primer encargo con una entrega concreta
Podemos empezar, por ejemplo, por los presupuestos enviados de un periodo. Me facilitas los documentos y el criterio de seguimiento; acordamos los datos que hay que completar y las acciones que requieren tu autorización.
La entrega acordada puede ser un listado con cliente, referencia, fecha, estado y próxima acción, junto con las dudas que necesitan tu respuesta. Que una propuesta esté registrada no significa que haya sido aceptada ni que se haya contactado al cliente.
Este es un ejemplo de cómo delimitar el trabajo, no un caso de éxito. Al revisar el primer encargo, decides si necesitas mantener ese proceso, añadir otro o contratar apoyo solo cuando vuelva a hacer falta.
Trato directo con Karen
Estoy formada en Administración Financiera y cuento con más de diez años de experiencia en documentación, facturación, bases de datos y seguimiento de procesos. En KM tendrás un único contacto durante la colaboración.
El servicio es online, en castellano y para negocios en España. La comunicación habitual se realiza por correo y WhatsApp, de lunes a viernes de 9:00 a 13:00 y de 16:00 a 19:00. Las videollamadas se conciertan previamente.
Qué queda bajo tu control
Las decisiones comerciales, precios, autorizaciones de pago y prioridades del negocio siguen siendo tuyas. Acordamos qué tareas puedo ejecutar y cuáles requieren tu visto bueno.
KM presta apoyo administrativo: no realiza contabilidades ni presenta impuestos. Tampoco ofrece asesoramiento fiscal, laboral, mercantil o jurídico. Tampoco atiende llamadas en nombre del cliente. La preparación documental se coordina con tu gestoría cuando lo necesitas.
Antes de contratar
¿Qué hace una asistente administrativa virtual?
Una asistente administrativa virtual presta apoyo a distancia: organiza documentos, prepara presupuestos, actualiza datos de clientes y mantiene el seguimiento de pedidos y pendientes. En KM este trabajo lo realiza Karen, con tareas, permisos y criterios de revisión acordados contigo. Puedes empezar por un proceso concreto y valorar después la dedicación que necesitas.
¿Puedo contratar ayuda para una sola tarea?
Sí. Puedes comenzar con un proceso concreto, como ordenar documentos o mantener el seguimiento de presupuestos, y valorar después si necesitas más apoyo.
¿Tengo que cambiar de programa de gestión?
Primero revisamos las herramientas que ya utilizas. Acordamos el procedimiento y los permisos necesarios antes de plantear cambios.
¿Cómo compartimos los archivos?
Cada cliente dispone de un espacio privado e independiente. Se utilizan accesos individuales y se comparte únicamente la documentación necesaria para las tareas acordadas.
¿Qué información necesitas para recomendarme una modalidad?
Cuéntame qué tarea se acumula, su frecuencia, el volumen aproximado, las herramientas que utilizas y la fecha en la que necesitas el resultado. En la primera consulta basta con describirlo; después acordamos qué documentación es necesario compartir.
¿Qué pasa si el trabajo requiere más horas de las previstas?
Primero revisamos el alcance y las prioridades. Las tareas extraordinarias se presupuestan antes de realizarlas, según las condiciones publicadas. El número de documentos que puede revisarse depende de su estado y de la complejidad del proceso.
Cuéntame qué tareas necesitas resolver, qué volumen de trabajo tienes y cuándo quieres empezar. Te responderé personalmente con una propuesta adaptada a tu situación.